Het succes van uw projecten vergroten

Uw team heeft veel expertise en u heeft belangrijke successen geboekt in het afgelopen jaar. Maar denkt u toch dat er nóg meer resultaat te behalen is door een betere communicatie tussen de experts in uw organisatie? Moeten zaken het komende jaar op een andere manier georganiseerd worden? Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de experts binnen uw team zich volledig op de inhoud kunnen concentreren? Worden voor uw bedrijf kansrijke dossiers als hete aardappels doorgeschoven omdat niemand hier voldoende tijd of aandacht aan kan besteden? Of wilt u  een grote subsidieaanvraag indienen, maar is het belangrijk dat uw team zich op de inhoud concentreert?
In projecten zijn communicatie en een heldere organisatie een belangrijke schakel in het vergroten van succes, acceptatie en teamgevoel. Tegelijkertijd is het vaak lastig hier voldoende tijd voor te vinden terwijl het dagelijkse werk gewoon door gaat. In de afgelopen jaren hebben wij veel bedrijven en organisaties met dit soort uitdagingen mogen helpen. Hieronder delen we een aantal van onze leerpunten, die wellicht ook voor uw organisatie nuttig zijn. Graag gaan wij verder met u in gesprek over uw en onze ervaringen!

• Subsidieaanvragen, aanbestedingen en interne business cases »
• Draagvlak, acceptatie en beïnvloeding »
• Ervaringen uitwisselen »

Subsidieaanvragen, aanbestedingen en interne business cases

Wij worden regelmatig betrokken bij trajecten waarbij veel en vooral heel verschillende informatie in een hele korte tijd tot een helder, bondig en overtuigend verhaal moet worden samengevoegd waarmee u de ontvanger overtuigt van de absolute meerwaarde of noodzaak van uw voorstel. Uit onze ervaring blijkt dat  dat de volgende punten belangrijk zijn voor een succesvol traject:

• Consistent taalgebruik: uw voorstel zal aan de ontvangende kant worden beoordeeld door meerdere experts die elk een specifiek onderdeel voor hun rekening nemen. Herhaal daarom de essentiële informatie in de verschillende onderdelen van uw voorstel en wees consistent in de inhoud en toonzetting. Richt een intern, centraal evaluatieproces in om dit te waarborgen;
• Leesbaarheid: vermijd vakjargon en afkortingen, leg meer complexe onderdelen uit, voeg een afkortingenlijst, inhoudsopgave en figuren of tabellen toe en zorg voor een heldere structuur van het document;
• Informeer en deel: voor uw voorstel zijn veel verschillende expertises nodig, bijvoorbeeld op het gebied van wetgeving, techniek, financiën, juridische en beleidsmatige zaken. Maak de experts op deze gebieden onderdeel van het projectteam en deel projectinformatie door middel van teambijeenkomsten en een (besloten) internetomgeving. Betrek het team bij het formuleren van uitgangspunten, beslissingen en –indien nodig- projectaanpassingen. Maak ook helder wat al besloten is, en wat nog niet;
• Intern draagvlak: intern draagvlak is cruciaal voor het welslagen van uw aanvraag of aanbod. Geef daartoe interne beslissers én beïnvloeders tijdig de benodigde informatie en houd rekening met eventuele commerciële of juridische risico’s die aan de aanvraag of het aanbod verbonden zijn;
• Tijdige voorbereiding: vaak is er bij een aanbestedingstraject of interne business case sprake van een due-diligence onderzoek waarin in korte tijd aanvullende informatie moet worden verstrekt waarmee u de ontvanger verder overtuigt van de meerwaarde van uw voorstel. Het is belangrijk dit goed voor te bereiden en te faciliteren. Zorg voor goede documentatie van alle verstuurde stukken, maak informatie eenvoudig terug te vinden en houd goed bij welke antwoorden op welke vragen zijn gegeven;
• Organiseer: printen van grote hoeveelheden documenten vraagt doorlooptijd (en voldoende printers, papier en toner), tijd die u dus niet meer kunt besteden aan het schrijven van uw indiening. Hetzelfde geldt voor per post versturen naar een ander land. Zorg dat u dergelijke logistieke zaken tijdig heeft geregeld en dat u deze onderdeel maakt van uw planning;
• De juiste aanknopingspunten: zorg dat u weet wat  door de ontvanger gewaardeerd wordt en wat belangrijke begrippen zijn. Laat deze punten en woorden expliciet terug komen in uw voorstel en creëer op deze wijze begrip voor en herkenning van uw aanbieding;
• Robuust voorstel: aanbestedings- en subsidietrajecten kunnen een tijdbeslag van enkele maanden tot enkele jaren hebben, terwijl uw aanbod gedurende dit traject niet mag wijzigen. Marktomstandigheden kunnen veranderen, maar u wilt risico’s voor uw project beperken. Anticipeer daarom bij de indiening al op mogelijke wijzigingen in de markt, uw projectpartners, uw producten of diensten, of de prijsstelling daarvan. Zorg dat eventuele ontwikkelingen al als onderdeel van uw aanbod benoemd zijn, houd ruimte en geef uzelf de mogelijkheid om in latere fasen van het traject, wanneer er meer duidelijkheid is, verder te specificeren;
• Betrek andere belanghebbenden (daar waar nodig en mogelijk): in een bedrijf zullen andere afdelingen of externe partijen ook baat bij uw voorstel hebben. In aanbestedingstrajecten kan de lokale of nationale overheid een belangrijke rol spelen als ondersteuner van uw aanvraag of indiening. Zorg dan ook dat u deze partijen voldoende bij uw voorstel betrekt en informeer hen, zodat uw voorstel aan overtuigingskracht wint. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan interne Q&A documenten, of afspraken over wie welke externe informatie extern communiceert;
• Doe wat er wordt gevraagd: dit lijkt een compleet overbodig punt, toch gaan veel aanvragen en voorstellen op dit punt mis. Aanbestedingen zijn aan strenge regels gebonden, bijvoorbeeld met betrekking tot de wijze of het moment van indiening, of de mate van contact met de aanbesteder tijdens het traject. Ook in bedrijven moeten uw voorstellen volgens interne procedures worden ingediend. Het niet voldoen aan de voorwaarden, kan in het uiterste geval tot uitsluiting of afwijzing van uw voorstel leiden, en in het minste geval tot irritatie bij de ontvanger. Voorkom dit door tijdig op de hoogte te zijn van de vereisten rondom de indiening en hiermee rekening te houden in uw planning.